<div dir="ltr">Pls try to review by today's meeting.  OK if you can't.  I just received this.<div><br></div><div>jess</div><div><br clear="all"><div><div class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div>Jess K. Zimmerman<br>Professor</div><div>Lead PI, Luquillo LTER Program</div><div>Director, El Verde Field Station<br>Department Environmental Sciences<br>University of Puerto Rico - Rio Piedras<br>Rio Piedras, Puerto Rico</div><div><br></div><div>Tel: 787-764-0000 ext. 1-XXXX-# where XXXX is:<br>   LTER Program Office: 88233<br>   El Verde Field Station: 83467<br></div><div></div><div>Mobile: 787-380-3311</div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div>
<br><div class="gmail_quote">---------- Forwarded message ----------<br>From: <b class="gmail_sendername">Kaplan, Louis Arnold</b> <span dir="ltr"><<a href="mailto:LKAPLAN@nsf.gov">LKAPLAN@nsf.gov</a>></span><br>Date: Tue, Feb 7, 2017 at 10:50 AM<br>Subject: Luquillo LTER site review planning<br>To: Jess Zimmerman <<a href="mailto:jesskz@ites.upr.edu">jesskz@ites.upr.edu</a>><br>Cc: "Zimmerman, Matthew J" <<a href="mailto:mazimmer@nsf.gov">mazimmer@nsf.gov</a>>, "Robertson, Caroline T." <<a href="mailto:ctrobert@nsf.gov">ctrobert@nsf.gov</a>><br><br><br>





<div lang="EN-US" link="#0563C1" vlink="#954F72">
<div class="m_5790359414529735662WordSection1">
<p class="m_5790359414529735662MsoNoSpacing"><span style="font-size:10.5pt;font-family:"Calibri",sans-serif">Dear Jess:<u></u><u></u></span></p>
<p class="m_5790359414529735662MsoNoSpacing"><span style="font-size:10.5pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="m_5790359414529735662MsoNoSpacing"><span style="font-size:10.5pt;font-family:"Calibri",sans-serif">It is time to begin planning for your LTER mid-term site review in earnest. The purpose of a site visit is one of oversight. We will ask the review team to evaluate project
 accomplishments and management in light of what was put forward in your funded proposal, and to ensure that there are no major problems or concerns. NSF will provide the site review team with copies of: 1) your 2015 proposal, 2) the panel summary, 3) PO Comments
 for that proposal, and 4) the latest annual report for the project. We will also send the Mid-Term Site Review Charge (attached) and IM review guidelines (attached).
<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="font-size:10.5pt"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.5pt">The Luquillo LTER review is scheduled to begin on Wednesday, March 29^th and conclude Friday, March 31^st. The review team consists of five members (membership list attached). As discussed,
 the IM/IT evaluation also will involve a virtual evaluation and interactions between the IM reviewer and the Luquillo IM manager. The review team members will meet with NSF on Tuesday evening, March 28^th, to organize responsibilities, review questions,
 and discuss any proposed revisions of the schedule. A review of the schedule will include identifying a time for question and answer sessions between the review team and the site PIs. Wednesday and Thursday are fully devoted to you and your colleagues and
 to the activities you decide best represent the research ongoing at your site. <u></u>
<u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.5pt"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.5pt">The review team and NSF staff should dine on their own on Wednesday and Thursday evening to avoid fraternization with LTER personnel. Thursday evening the review team will need to begin to draft their report.
 Friday morning is reserved for the team to write their report. We ask that you provide the review team with a quiet room that has internet access, a printer, and a projector.  A summary of the significant findings of the report will be presented to you and
 your colleagues around noon on Friday. We do not intend this reporting session to be a discussion or rebuttal, and final adjournment of the review will occur shortly thereafter. Depending on the airline schedules, panelists may either depart on Friday or stay
 an additional night. <u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.5pt"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.5pt">Please keep in mind that the review team is charged with getting the information they need to prepare a complete report. To do so, they may request changes to the agenda you plan and it is best to allow for
 some flexibility. Including university administrators in the review process may be as helpful to you locally, but this is your prerogative to arrange as you see fit. Do keep in mind that the site review falls under the same conflicts of interest and confidentiality
 guidelines as an NSF panel. Only individuals involved with the Luquillo LTER site should be present for the site review and there should be no press or social media associated with this activity.
<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.5pt"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.5pt">NSF will handle the financial aspects of the review and provide plane tickets to the review team members directly through our internal travel system.  Review team members and NSF observers will be responsible
 for their lodging, meals, and any other incidental expenses required to conduct the review. If there are local expenses, such as snacks, drinks, or catered meals, please plan to prepare separate bills and receipts for each team member and anyone attending
 on behalf of NSF. <u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.5pt;color:#1f497d"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.5pt">I ask that the site provide additional materials to NSF that we will distribute to the review team in advance of the site visit. These could include a site visit guide with specifics for preparing to walk
 through a tropical forest, a guide to field trips and presentations, and/or a one- or two-page site review summary. You may also wish to include a document containing abstracts for poster presentations. There are two options for making this information available.
 You can either post it on your website (perhaps password-protected) or forward the information to us and we can provide it as attachments to the review team. Anything you send to NSF should be addressed to Caroline Robertson, Program Assistant for DEB NSF
 (</span><span style="font-size:10.5pt"><a href="mailto:ctrobert@nsf.gov" target="_blank">ctrobert@nsf.gov</a></span><span style="font-size:10.5pt">) , with a cc to Matthew Zimmerman
</span><span style="font-size:10.5pt"><a href="mailto:gpugh@nsf.gov" target="_blank">mazimmer@nsf.gov</a></span><span class="m_5790359414529735662MsoHyperlink"><span style="font-size:10.5pt">
</span></span><span style="font-size:10.5pt">and me. Caroline will provide logistical details to the review team and will be your logistical contact person at NSF.<u></u><u></u></span></p>
<p class="m_5790359414529735662MsoNoSpacing"><span style="font-size:10.5pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="m_5790359414529735662MsoNoSpacing"><span style="font-size:10.5pt;font-family:"Calibri",sans-serif">I ask that you not contact any members of the review team directly. Caroline will happily communicate any information you wish to the review team.  Please feel free to contact
 Matthew, Caroline, or me about any questions or concerns that you have. <u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace:none"><span style="font-size:10.5pt"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.5pt">I look forward to seeing you in March.<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.5pt"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.5pt">Best wishes, <u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.5pt"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.5pt">Lou <u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.5pt"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.5pt"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.5pt"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.5pt">Attachments:<u></u><u></u></span></p>
<p class="m_5790359414529735662MsoTitle" align="left" style="text-align:left"><span style="font-size:10.5pt;font-family:"Calibri",sans-serif;font-weight:normal">LTER Mid-term site review charge
<u></u><u></u></span></p>
<p class="m_5790359414529735662MsoTitle" align="left" style="text-align:left"><span style="font-size:10.5pt;font-family:"Calibri",sans-serif;font-weight:normal">Site Review Team Membership
<u></u><u></u></span></p>
<p class="m_5790359414529735662MsoTitle" align="left" style="text-align:left"><span style="font-size:10.5pt;font-family:"Calibri",sans-serif;font-weight:normal">Information Management Guidelines<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:"Arial",sans-serif"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal">--<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.5pt;color:black">Louis A. Kaplan, Ph.D.<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.5pt;color:black">Program Director, Ecosystem Science Cluster<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.5pt;color:black">Division of Environmental Biology<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.5pt;color:black">National Science Foundation<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.5pt;color:black">4201 Wilson Blvd., Suite 635<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.5pt;color:black">Arlington, VA 22230<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.5pt;color:black">Phone:<a href="tel:(703)%20292-7187" value="+17032927187" target="_blank">703.292.7187</a><u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.5pt;color:black"><a href="mailto:lkaplan@nsf.gov" target="_blank"><span style="color:#0563c1">lkaplan@nsf.gov</span></a><u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
</div>
</div>

</div><br></div></div>